• 27 września 2021

Coraz więcej informacji jest tworzonych i przechowywanych w formie elektronicznej, ale nadal istnieje wiele dokumentów, które nie mogą być prawnie zaakceptowane w formie elektronicznej. W przypadku, gdy dokumenty te zawierają informacje wrażliwe, odpowiedzialność za ich bezpieczne przechowywanie spoczywa na przedsiębiorstwie.

Na przykład dokumentacja zawierająca dane osobowe lub plany biznesowe musi być przechowywana w bezpiecznym miejscu i dostępna tylko dla osób upoważnionych, a gdy informacje te staną się nieaktualne, należy zachować ich poufność, a najlepszym sposobem zapewnienia ich poufności jest ich zniszczenie.

Konsekwencje, które mogą powstać w wyniku nie niszczenia poufnych dokumentów, są szkodliwe dla firmy, dlatego zapobieganie jest zawsze najlepszą formą ochrony.

Jakie dokumenty biznesowe muszą być niszczone?

Trudno jest zapamiętać dokumenty, które trzeba rozdrobnić, aby ułatwić sobie przypomnienie skrótowca DOC.

Dokumenty z danymi osobowymi

Jeśli istnieją jakiekolwiek dane osobowe, takie jak adres, numer telefonu, numer identyfikacyjny i inne, niezależnie od tego, czy są to dane klienta czy personelu, należy je zniszczyć.

Informacje i procedury biurowe

Wszystko, co zawiera informacje o planach i przewodnikach firmy, niektóre przykłady to instrukcja obsługi, mapa miejsc siedzących, przyszły rozwój, identyfikatory i karty dostępu.

Umowy i dokumenty sprzedaży

W interesie przedsiębiorstwa i trzeciej części umowy, informacje wrażliwe, takie jak dane klienta, cena i usługa, nie są przeznaczone do ujawnienia, nawet po wygaśnięciu umowy.
Niektóre z nich zawierają umowę o zachowaniu poufności, która w przypadku jej naruszenia unieważnia ważność umowy.

Dlaczego niszczenie jest ważne

Bezpieczeństwo ludzi jest priorytetowym powodem, dla którego te dokumenty są bezpiecznie przechowywane i właściwie utylizowane. Jeżeli osoba mająca złe intencje ma dostęp do tych informacji, to jako przykład może je wykorzystać w przypadku kradzieży tożsamości.

Kradzież tożsamości ma miejsce, gdy przestępca wykorzystuje czyjeś dane osobowe, takie jak adres, numer identyfikacyjny i dane konta, w celu uzyskania produktów i usług pod jego nazwiskiem.

Jeżeli przestępca uzyskuje te informacje od przedsiębiorstwa, to zgodnie z prawem obydwaj powinni być za nie ukarani.

Pomyślcie o zieleni!

Wszystkie przedsiębiorstwa muszą odegrać rolę w ratowaniu naszego środowiska i zapewnieniu jak najmniejszej liczby wycinanych drzew. Prawidłowo rozdrobniony papier może być łatwo poddany recyklingowi, zapewniając zniszczenie danych i pomagając w ten sposób środowisku.

Rozdrabnianie papieru przyczynia się również do zapobiegania zagrożeniu pożarowemu, ponieważ jest on wysoce łatwopalny, im mniej zachowujemy w biurze tym bardziej przestrzegamy wytycznych dotyczących zapobiegania pożarom.

Konsekwencje nieniszczenia dokumentów

Zmarnowany czas i wysiłek, jaki trzeba włożyć w rozwiązanie problemów wynikających z niewłaściwego pozbycia się dokumentów, to już dobre powody do prawidłowego wykonania zadania, ale są też konsekwencje prawne i szkody dla firmy.

Reputacja biznesowa

W przypadku kradzieży dokumentów z Twojej firmy i wykorzystania ich na przykład w przypadku kradzieży tożsamości, jesteś narażony nie tylko na grzywny i procedury prawne, ale także na uszczerbek na reputacji, a w konsekwencji na utratę przyszłych interesów.

Złota zasada biznesowa polegająca na utrzymywaniu lojalności klientów polega na budowaniu zaufania, w przypadku niewłaściwego obchodzenia się z wrażliwymi informacjami zaufanie to jest niszczone i bardzo trudno jest je odbudować.

Elektronicznie lub nie, jest nadal potężnym narzędziem marketingowym, które przynosi nowy biznes poprzez skierowanie, ale w przypadku naruszenia danych, to również przynosi niekorzystne reklamy i szkody dla reputacji firmy.

Teraz, gdy znasz już powody, dla których Twoja firma potrzebuje niszczarki, dowiedz się, która z nich jest odpowiednia dla Twojego biznesu.

Więcej na https://ergonomicznie.eu/

Top